Remboursement des frais professionnels

Situation 1 : Je souhaite me faire rembourser certains frais spécifiques à mon activité de marketeur. Comment dois-je procéder ?

L’étape de la prise en compte des frais refacturables s’établit lors de la signature du contrat commercial entre votre client et la société de portage salarial. Il est donc indispensable de négocier vos frais inhérents à votre activité.Si votre client refuse de faire figurer certains frais pourtant en liaison directe avec le développement de votre business, vous pouvez les faire passer en frais non refacturables : ils n’apparaissent pas sur la facture de votre client. Ils ne pourront cependant être pris en compte qu’après validation de leur éligibilité par la société de portage et sur présentation des justificatifs.

Situation 2 : Je dois prendre les transports pour rencontrer un prospect, puis-je me faire rembourser l’ensemble de mes frais? Si je rencontre un client, est-ce la même situation ?

Les frais liés à la mission et négociés avec le client doivent figurer dans le contrat commercial. Les frais de prospection ne sont donc pas pris en charge puisque vous devez donner vos frais à votre société de portage pendant la période de votre mission.
Cependant, si vous rencontrez un client et que vos frais de transport ne sont pas refacturables, la société de portage vous remboursera, sous réserve de présentation d’un justificatif :

– 50% de votre carte Navigo

– Votre facture de transport (train, métro, bus, avion…)

– Vos tickets de péage, de parking

– Vos tickets de stationnement

– 50% de votre facture d’essence

Situation 3 : Je déjeune seul dans le cadre de ma mission. Comment puis-je imputer mes frais ?

Vous pouvez tout à fait vous faire rembourser vos frais de bouche lorsque vous déjeunez seul, à partir du moment où vous avez déjà négocié la prise en charge par votre client. Cependant, dans le cadre de frais non refacturables, les frais de restaurant pour un repas individuel ne sont pas remboursés.
Si vous étiez accompagné d’une personne minimum dans le cadre d’un RDV commercial, vous pourriez bénéficier du remboursement complet, sous réserve d’acceptation par la société de portage salarial. Le nom du client avec lequel vous déjeunez ainsi que le nom de la société doivent apparaître au dos de la facture.

Situation 4 : Puis-je imputer la totalité de mes frais liés à Internet et au téléphone ?

Dans le cadre de frais non refacturables, votre société de portage vous remboursera 50% sur la totalité de votre facture téléphonique. La procédure est identique pour votre facture internet.

Situation 5 : Puis-je amortir le quid de mon ordinateur ?

Les sociétés de portage n’amortissent pas de matériel, elles peuvent cependant rembourser les fournitures, le « petit matériel de bureau », lié à la mission.

Les factures devront regrouper les spécificités suivantes :
– Elles ne pourront dépasser un montant de 400€ TTC
– Le matériel devra être exclusivement à usage professionnel : tout matériel utilisé en partie pour usage personnel sera systématiquement pris en compte à hauteur maximum de 50% du montant de la facture, soit 200€ TTC
– Les factures doivent être libellées au nom de la société de portage

Situation 6 : Puis-je me faire rembourser un cadeau de fin d’année offert à un client ?

Les frais remboursables dans le cadre d’un cadeau sont négociables au cas par cas, mais leur montant total ne doit pas excéder 100€ TTC. A partir du moment où le cadeau est considéré comme justifié, il est possible de se le faire rembourser.

Situation 7 : Quel est le maximum de frais pris en charge par la société de portage ?

Le maximum de frais pris en charge correspond en moyenne à 10% du montant de facturation HT déclaré mensuellement. Ce taux varie cependant suivant les entreprises de portage.

Situation 8 : Puis-je me faire rembourser l’ensemble de mes frais kilométriques ?

Pour vous faire rembourser de l’ensemble de vos frais kilométriques exclusivement liés à votre mission, vous devez :
– Remplir le récapitulatif de vos déplacements pour justifier vos kilomètres effectués sur le mois en cours. Attention, il est indispensable de préciser le lieu de départ, le lieu d’arrivée, le nom du client visité ainsi que le motif et le nombre précis de kilomètres effectués par déplacement.
– Fournir la photocopie de votre carte grise.
– Limiter vos déplacements à 15 000 km/ an. Au-delà, vous serez redevable de la taxe sur les véhicules de société.

Situation 9 : Puis-je passer en frais ma manucure, mon costume, mon brushing ?

L’ensemble des frais passés doivent être exclusivement liés à votre activité professionnelle ! Vous ne pouvez donc pas vous faire rembourser votre liste de courses, votre manucure, votre costume ou votre brushing. Les frais sont des pièces comptables susceptibles d’être vérifiées à tout moment par l’administration fiscale, vous demeurez responsable de l’authenticité des pièces fournies et de la véracité des frais engagés.
Les sociétés de portage se réservent le droit de refuser les frais non conformes à leurs exigences. Les dates des frais engagés devront impérativement s’inscrire dans la période du contrat de travail. Renseignez-vous sur les dates limites pour rendre vos frais, les tickets de carte bleue ne sont pas des factures et ne peuvent donc pas être pris en compte.

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Caroline Worenbach

Caroline Worenbach

Chargé de communication au sein d’une société de Portage, je profite de ce site internet pour partager avec vous mes connaissances et l’actualité de ce secteur d’activité en plein développement.

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