Télétravail : comment encadrer des équipes à distance

Télétravail : comment encadrer des équipes à distance ?

Les innovations technologiques permettent aux professionnels de travailler ensemble depuis des lieux différents. Le télétravail, ou travail à distance, apporte de nombreuses opportunités. Toutefois, de nouvelles problématiques émergent avec les questions de gestion des équipes. Vous êtes professionnel indépendant et devez gérer des équipes à distance ? Notre article fait le point sur l’ensemble des éléments à intégrer pour une gestion et un encadrement réussis.

Qu’est-ce que le télétravail ?

L’article L1222-9 du Code du Travail donne une définition précise du télétravail. Cette notion désigne donc toutes les heures de travail qu’un salarié va réaliser en dehors des locaux de l’entreprise. Le télétravail doit être systématiquement volontaire et ne peut pas être imposé par une entreprise.

Techniquement parlant, le télétravail ne concerne pas les professionnels indépendants. En effet, cette notion nécessite un accord entre un employeur et un salarié. Or, les professionnels indépendants n’ont pas, comme leur nom l’indique, de supérieurs hiérarchiques. Toutefois, le télétravail désigne souvent, de manière générique, toutes les formes de travail à distance exercées par les salariés comme par les indépendants.

Les atouts du télétravail

De nombreuses entreprises ont profité de la crise sanitaire pour développer leur politique interne concernant le télétravail. En effet, cette modalité d’exécution du travail a été également perçue comme un moyen de réduire les coûts. Par l’organisation d’une ou plusieurs journées de télétravail pour les salariés, certaines entreprises ont pu réduire la taille de leurs bureaux physiques. Certaines ont même décidé de supprimer totalement leurs locaux pour mettre leurs salariés à 100 % à distance.

Par ailleurs, le télétravail est souvent perçu comme un moyen de développer la productivité des salariés. En travaillant depuis son domicile, les salariés vont être statistiquement moins enclins à déclarer un arrêt de travail pour maladie. La réduction voire la suppression des trajets domicile-travail dégage souvent plus de temps pour réaliser les missions demandées.

Le travail à distance, pour les professionnels indépendants, va permettre d’élargir leurs équipes et de travailler avec les meilleurs éléments sans aucune contrainte géographique.

Encadrer des équipes à distance

Il est donc parfaitement possible, dans ce contexte, d’organiser une gestion des équipes totalement à distance. Les professionnels indépendants peuvent, pour les besoins de tel ou tel projet, recourir à des prestataires partenaires. Ce travail à plusieurs nécessite de respecter plusieurs points.

La fixation des objectifs

Encadrer des équipes à distance nécessite de fixer des objectifs communs, partagés et compréhensibles. Le travail à distance ne permet pas d’avoir des conversations informelles comme dans les bureaux des entreprises. Il faut donc clarifier et expliciter au maximum les objectifs et les étapes pour y parvenir.

Un professionnel indépendant doit donc insister sur les valeurs du client qui passe la commande. Il doit aussi évoquer l’utilité globale voulue pour la réalisation du projet.

Par ailleurs, la motivation des équipes est essentielle y compris lorsque les membres sont de simples prestataires. L’adhésion à un projet est particulièrement utile pour bénéficier d’un surcroît de motivation.

La réflexion sur les plannings

Ce point est crucial pour pouvoir livrer un projet en temps et en heure. En encadrant une équipe, et à plus forte raison lorsqu’il s’agit de prestataires, la question du planning devient très importante.

Contrairement aux salariés dont les emplois du temps peuvent être modulés facilement par la hiérarchie, les professionnels indépendants doivent jongler avec plusieurs projets en même temps. Pour les salariés, la situation est parfois d’autant plus simple qu’ils sont physiquement présents dans les locaux de l’entreprise.

Il ne s’agit pas seulement de fixer les tâches à chaque membre de l’équipe. Dans certaines situations, le démarrage d’une étape nécessite la pleine réalisation d’une mission à l’étape précédente. Ainsi, le travail d’un membre d’une équipe est conditionné à celui d’un autre membre. La communication, surtout dans un travail et un encadrement à distance, doit être irréprochable pour éviter les malentendus et les incompréhensions.

Il faut donc réaliser un rétro-planning intégrant les contraintes de chaque membre de l’équipe. Un professionnel indépendant doit donc pouvoir anticiper les éventuels problèmes pour éviter, au maximum, les retards de livraison du projet.

Le choix des outils

Le choix des outils et l’affectation des moyens ont également leur importance lorsque l’on décide de travailler à distance avec un ou plusieurs partenaires. Ces logiciels et outils peuvent être de plusieurs ordres :

  • La visioconférence pour les réunions à distance ;
  • La gestion de projet pour affecter les tâches facilement ;
  • Le forum pour avoir un espace de discussion et d’échanges ;

Généralement, ces logiciels peuvent couvrir toutes les facettes de la gestion de projet. Nous recommandons d’harmoniser au maximum l’usage des différents outils quitte à ce que les partenaires découvrent de nouvelles applications ou solutions technologiques. Ce point va permettre à chaque membre de travailler sur une même base et, in fine, de centraliser plus facilement les informations. Il sera également plus facile de réaliser les reportings et bilans d’étapes, point que nous voyons plus bas.

La réalisation des reportings

Les reportings sont de plus en plus importants dans le monde professionnel. Ces bilans et rapports d’étapes permettent de situer l’état d’avancement et de réalisation d’un projet. Une équipe en charge d’un projet doit donc rédiger régulièrement des reportings afin de rassurer et d’informer leur donneur d’ordre.

Dans le cadre d’une équipe composée de prestataires externes, la réalisation du reporting peut poser quelques difficultés. Il va alors s’agir de définir le contenu et la fréquence d’envoi du reporting. Dans certaines situations, le reporting peut être le document qui va permettre de déclencher le paiement d’une nouvelle tranche pour un projet. Le soin accordé à sa réalisation n’est donc pas à négliger.

Travailler en équipe avec le portage salarial

Les contrats de portage salarial permettent, à chaque professionnel indépendant, de sécuriser une activité entrepreneuriale en bénéficiant d’un accompagnement expert.

Les professionnels en portage salarial, appelés également salariés portés, restent autonomes dans la conduite et la réalisation de leurs missions. Ils peuvent alors travailler en présentiel ou en distanciel avec les partenaires de leur choix et organiser, eux-mêmes, leur stratégie d’entreprise.

Le portage salarial vous intéresse et vous souhaitez en savoir plus ? Prenez contact avec nos équipes pour accéder aux informations actualisées sur le portage salarial.

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