Consultants : comment se préparer avant de débuter une mission ?

Consultants : comment se préparer avant de débuter une mission ?

Bien se préparer à une mission est une étape nécessaire pour gagner en crédibilité et se démarquer de la concurrence. En effet, être consultant est un métier de contact qui ne doit surtout pas laisser place à l’improvisation. Vous souhaitez connaître les enjeux d’une bonne préparation pour vos prochains rendez-vous client ? Voici les principales astuces à mettre en place pour améliorer la gestion de vos missions.

Une préparation mentale en premier lieu

Préparer un rendez-vous client ou un nouveau projet peut-être source de stress, surtout s’il s’agit de votre première mission en tant que consultant indépendant. Certes, le stress est un véritable moteur permettant de réaliser votre mission avec entrain et efficacité. Toutefois, il s’agit d’un véritable poison si vous vous laissez submerger par l’angoisse et que vous vous sentez paralysé.

Notons qu’un consultant stressé lors des entretiens laissera une impression mitigée auprès de ses clients. Si vous êtes susceptibles de perdre vos moyens, travailler sur la confiance en soi est primordial pour ne pas saboter vos missions professionnelles. Identifiez simplement vos points faibles et exercez-vous quotidiennement pour apprendre à les dépasser. N’hésitez pas à faire appel à un coach en entreprise pour vous aider si vous en ressentez le besoin.

Il est, en effet, essentiel de comprendre la source du stress : provient-elle d’un manque de légitimité ou d’une impréparation à la mission. En fonction de la réponse, le consultant indépendant peut approfondir les points nécessaires.

Chaque mission auprès d’un client se compose de temps d’échange et de partage. Il convient alors de bien cerner l’ensemble des besoins et savoir identifier, relativement rapidement, les solutions possibles. Néanmoins, il ne s’agit pas de se lancer dans un monologue déstabilisant pour la clientèle. L’enjeu n’est pas d’impressionner, à tout prix, le client par un discours trop technique et sans âme. Il s’agit donc davantage de le convaincre, en exposant clairement en quoi votre solution est la plus adaptée à ses besoins.

La mise en place d’une stratégie globale

L’esprit de méthode est une qualité essentielle quand on souhaite devenir consultant freelance. Cette méthodologie repose sur deux axes fondamentaux :

  • L’organisation interne. Il s’agit d’être prêt à assumer plusieurs rendez-vous, des projets qui se chevauchent et des deadlines multiples.
  • La structuration de son offre. Le client doit sentir une méthode, l’application d’un processus en plusieurs étapes afin d’arriver à la solution.

Dans le cadre d’une rencontre de début de projet, il est donc tout à fait possible de présenter plusieurs scénarios au client. L’enjeu est de lui donner des marges de manœuvre et des possibilités de faire des choix, y compris dans des projets hautement techniques.

À l’ère du digital, il est aujourd’hui primordial pour un consultant freelance de disposer de plusieurs logiciels professionnels. En effet, il existe aujourd’hui des outils permettant de réaliser certains aspects de la mission. Ainsi, il est important de montrer à la clientèle, les outils numériques qui vont faire partie de la mission. Il s’agit d’expliquer l’usage de ces logiciels et leurs apports pour le client.

L’importance d’un argumentaire complet et convaincant

Être consultant indépendant suppose une grande part de relationnel où il faut savoir « se vendre » auprès de ses prospects. Être clair et éloquent est donc fondamental pour espérer convaincre rapidement un client. Pour bien préparer votre mission, définissez alors vos objectifs et organisez toujours votre discours en amont. L’enjeu est d’être en capacité d’adapter votre argumentaire à votre interlocuteur. Plus votre discours est clair et accessible, plus vous donnerez l’image d’un consultant fiable et expert dans son domaine.

Pour réussir une mission, il est important d’être parfaitement au point sur le dossier qui la concerne. L’enjeu est donc de créer une connexion pendant le rendez-vous afin d’atteindre pleinement vos objectifs. Cette maîtrise repose sur plusieurs aspects fondamentaux :

  • La connaissance du client, de son entreprise, ses enjeux et ses circuits de distribution. Ce point est central dans le cadre d’une première rencontre avant de commencer un projet.
  • La maîtrise des enjeux directs et indirects en lien avec le besoin du client. L’objectif est de demander des informations préalables au client afin de préparer au mieux la définition de l’offre à ses besoins.
  • La mise en œuvre de solutions de repli. Il est possible que le client redéfinisse son projet durant le rendez-vous, ce qui suppose d’être en capacité de proposer des voies alternatives rapidement.

Le travail d’analyse pour s’améliorer

Une fois que les besoins du client sont bien cernés et que la méthodologie peut se mettre en place, le consultant indépendant est prêt à commencer la mission. Cette préparation préalable permet d’éviter un certain nombre de difficultés.

Toutefois, et dans l’optique de s’améliorer, il est possible d’analyser sa préparation à la mission. À l’issue des entretiens de pré-projet, il est possible de lister tous les moments où on a été en difficulté. Cela peut être :

  • L’absence de réponse sur une question technique.
  • L’incapacité à chiffrer une prestation supplémentaire.
  • La réalisation d’une erreur technique, administrative ou comptable.

Par ailleurs, avant de préparer une nouvelle mission, n’hésitez pas à toujours faire un second bilan de celle que vous venez de réaliser. En effet, faire des bilans réguliers permet de tirer des conclusions sur votre activité et la manière dont vous l’appréhendez. N’hésitez pas à tenir un journal de bord, où vous allez inscrire :

  • les tâches que vous préférez faire dans vos missions ;
  • les fonctions avec lesquelles vous êtes moins à l’aise ;
  • le partenaire idéal pour vos missions ;
  • l’environnement dans lequel vous aimez le plus travailler, etc.

Ce bilan objectif est incontournable pour réajuster votre organisation quotidienne et cerner ce qui fonctionne moins bien. L’enjeu est, en effet, d’acquérir de l’expérience afin de gagner en assurance tout au long de votre carrière.

Préparer une mission dans l’organisation et la rigueur

Préparer une mission auprès d’un client est un exercice particulier surtout lorsqu’on débute. Pour y parvenir, il est essentiel d’acquérir des qualités de base, comme un goût pour l’organisation et une bonne capacité à être réactif. Par ailleurs, n’hésitez pas à prendre du recul sur chacune de vos missions afin de réajuster certains aspects.

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