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Zéro papier sera le mot d’ordre de cet article. Vous vous demandez s’il est vraiment possible de travailler avec moins de papier, pour ne pas dire travailler sans utiliser de papier. En effet, avec les tablettes, ordinateurs portables, Smartphones ainsi que les logiciels destinés à la numérisation des données, vous avez tout ce qu’il faut pour effectuer votre tâche sans avoir recours à la feuille. Voici quelques conseils pratiques qui vous aideront certainement à réduire votre consommation de papier. La solution ? Travailler efficacement et intelligemment.
Tout d’abord, il est important de comprendre en quoi travailler sans papier représente un atout pour l’exécution de vos tâches. Cette méthode est certainement de loin plus efficace, plus rapide et plus écologique surtout au niveau du classement des dossiers. En effet, il est plus facile de faire une recherche sur son PC pour trouver un fichier précis que de chercher un document sur votre bureau avec les piles de paperasse qui s’y trouve. En réalité, le passage au travail avec moins de papier vous aidera à accéder plus facilement à vos informations.
Tout en vous permettant d’économiser des feuilles, cela vous aidera en même temps à mieux organiser vos dossiers. Cette alternative vous fera par ailleurs économiser sur votre budget puisque vous n’aurez plus besoin d’acheter des rames de papiers, des imprimantes et des encres pour les impressions.
En tant que freelance, il vous sera certainement plus aisé à vous mettre dans la dynamique d’un travail sans papier puisque vous pouvez communiquer avec vos clients par mail ou par téléphone. Comme l’évolution de la société débute par soi-même, prenez des initiatives et commencez à numériser tous vos documents sur papier. Si vous avez un scanner, la tâche sera plus facile. Il vous suffira de scanner tous ces dossiers et de bien les classer. Il est cependant essentiel de noter que vous devrez vous organiser merveilleusement pour ce classement, car dans le cas contraire, vous allez vous embrouiller avec tous ces documents dans votre ordinateur.
Pensez également à gérer les nouveaux dossiers avec rapidité. Pour administrer le flot de dossiers qui vous est adressé, prenez toujours l’habitude de numériser immédiatement les nouveaux documents, cela empêchera systématiquement leur amoncellement.
Pour vous faciliter la tâche davantage, vous pouvez également classifier les documents en fonction de leur date de création ou de la date de signature.
La sensibilisation des gens autour peut également faire partie de votre « rite de passage ». En les prévenant de votre initiative, ils prendraient leur disposition s’ils devaient vous envoyer des documents. Vous pouvez aussi demander à vos clients et votre banque de vous envoyer les factures par e-mail.
Afin de minimiser tout travail sur papier, travailler sur votre tablette. La classification et la sauvegarde de vos documents seront d’ailleurs plus faciles. Si vous avez des documents à faire imprimer, préférez partager ces derniers. Ainsi, il suffira de consulter le document sur tablette ou sur smartphone pour avoir accès au dossier.
En réalité, passer du travail avec papier au travail sans utiliser de papier est un processus vers l’évolution. D’ailleurs, cette initiative s’accorde parfaitement au concept de développement durable qui prend de plus en plus place dans notre société moderne.
