gmail gagner du temps en créant des réponses standardisées

Consultant : gagner du temps en créant des réponses standardisées

Les travaux de consultance peuvent être lourds sans techniques et stratégies. Créer des réponses standardisées est l’astuce pour gagner du temps dans la communication, sans pour autant manquer de respect à son interlocuteur. Découvrez comment utiliser cette fonctionnalité sous Gmail !

Fonctionnement

Une réponse standardisée est un mail prédéfini que vous allez répondre à chaque fois que vous allez écrire à un client ou à un prestataire. Il ne faut pas la confondre avec la réponse automatique qui consiste à répondre tout émetteur avec le même texte. Cette dernière n’est pas fiable pour le métier de consultant qui consiste à pourvoir des conseils personnalisés à ses clients.

Les réponses standardisées sont particulièrement utiles lorsqu’il y a une répétition ou des récurrences dans son travail. Au lieu de réécrire un mail, vous pouvez utiliser le même modèle à chaque émission, et y apporter seulement quelques modifications.

Étapes à suivre pour créer une réponse standardisée sous Gmail

Activation de la fonction réponse standardisée

Entrez dans les « paramètres généraux » et choisissez « paramètres de réglages ». La fonctionnalité « réponse standardisée » se trouve dans l’onglet LABOS. Dans la section « réponse standardisée », cochez sur « activer » pour rendre la fonction accessible. Vous pouvez maintenant créer votre réponse standardisée.

Création d’une réponse standardisée

Créez un nouveau message. Supprimez votre signature si celle-ci apparaît dans la fenêtre afin d’éviter les doublons.

Rédigez votre texte suivant les besoins de votre travail (formulaire à remplir, consignes, etc.)

En bas, à droite de la fenêtre, il y a un onglet à menu déroulant en forme de triangle. Choisissez « réponse standardisée », puis « nouvelle réponse standardisée ».

Enregistrez le texte sous un titre représentatif. Exemple : « formulaire client », « consignes prestataires », etc.

Votre texte est maintenant sauvegardé dans la liste des réponses standardisées, accessibles dans le menu déroulant à chaque nouveau message.

Utilisation d’une réponse standardisée

Pour coller une réponse standardisée dans un nouveau mail, positionnez le curseur à l’endroit où vous voulez l’insérer. Recherchez votre texte dans le menu réponse standardisée, toujours en cliquant l’onglet en forme de triangle en bas de la fenêtre de message. Cliquez sur le titre du texte pour l’insérer.

Est-il possible de modifier ultérieurement une réponse standardisée ?

Oui. Pour ce faire, insérez une réponse standardisée dans une nouvelle fenêtre message, et apportez-y vos modifications. Sélectionnez tout le texte et cliquez une deuxième fois sur le titre de votre texte dans le menu réponse standardisée. Une fenêtre de confirmation apparaît. Cliquez sur « oui ».

Avantages

Les réponses standardisées sous Gmail permettent de ménager les efforts dans l’envoi de mails répétitifs. La réponse standardisée n’est pas figée, et peut être modifiée à tout moment. Une fois avoir inséré votre texte, vous pouvez toujours supprimer ou y ajouter quelques lignes. De plus, vous pouvez personnaliser vos textes à souhait en utilisant les outils de mise en forme de Gmail.

Conseils pratiques

Pour une exploitation optimale de la fonction « réponse standardisée », utilisez la fonction signature automatique de Gmail. Incluez les en-têtes et la conclusion dans vos messages standardisés pour ne pas avoir à les réécrire à chaque envoi. N’hésitez pas à mettre en forme vos textes pour rendre la lecture plus agréable !

 

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Paul Lefebvre

Webmaster du site Internet Le Portage Salarial . N’hésitez pas à me contacter si vous rencontrez une difficulté ou si vous avez la moindre question. Amicalement,

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