Les frais professionnels

Les frais professionnels

Comment calculer mes frais professionnels ?

Les frais professionnels correspondent aux dépenses que vous engagez dans l’exercice de votre activité. Ils vous sont remboursés par votre employeur, selon les règles établies par l’Urssaf. Mais quels types de dépenses peuvent être réellement qualifiés de frais professionnels et à quel remboursement pouvez-vous réellement vous attendre ? Voici quelques éléments qui vous aideront à déterminer aisément lesquelles de vos dépenses peuvent être qualifiées de frais professionnels et à quelle prise en charge vous avez droit selon les dispositions de l’Urssaf.

Le passe Navigo

L’abonnement à un titre de transport comme le Passe Navigo que vous souscrivez dans le cadre du trajet qui relie votre domicile à votre lieu de travail fait partie des frais professionnels que vous pouvez réclamer auprès de votre employeur, même si vous êtes consultant. Ce remboursement des frais de transport relève en effet d’une obligation légale. Selon les dispositions prises par l’Urssaf, l’employeur doit prendre en charge environ 50 % de ces frais d’abonnement au transport public. Il faut toutefois noter que pour être pris en charge, le Passe Navigo doit être nominatif, c’est-à-dire souscrit en votre nom personnel. Il doit également être conforme aux règles de validité des titres de transport.

Les frais de transport en commun

Le coût du Passe Navigo n’est pas l’unique frais de transport que vous pouvez réclamer au titre de frais professionnels. Les autres factures des transports en commun (ticket de métro, billet de train ou d’avion, etc.) que vous avez dû emprunter pour aller de chez vous au lieu de travail ou pour vous rendre dans un lieu spécifique pour exercer votre mission peuvent également faire partie des frais professionnels. Ils doivent vous être remboursés par votre transport. Pour les réclamer, vous devez toutefois présenter des justificatifs. Si le trajet est autre que le lieu de travail habituel, il est important d’indiquer les raisons pour lesquels il a été nécessaire de se rendre dans ce lieu précis. Il faut noter que le remboursement se fait toujours sur la base d’un tarif de deuxième classe.

Les frais de péage

Si au lieu de prendre les transports en commun, vous êtes contraint d’utiliser votre voiture personnelle pour vous rendre au lieu de votre travail, les frais que vous engagez peuvent également être considérés comme des frais professionnels. Ainsi, si vous empruntez l’autoroute, vous pouvez classer le coût du péage comme des frais professionnels. Ils peuvent donc, en principe, vous être remboursés intégralement. Là encore, il est nécessaire de présenter des justificatifs qui indiquent que vous avez réellement pris l’autoroute pour aller de votre résidence habituelle au lieu de travail.

Les frais de stationnement et de parking

Si vous êtes dans l’obligation de prendre votre voiture personnelle pour aller à votre travail et que votre employeur ne peut pas justifier de la présence d’un parking ou d’un lieu de stationnement gratuit à proximité, il est possible d’ajouter les notes de parking ou de stationnement dans la catégorie des frais professionnels. Le montant du remboursement se fait sur la base de l’abonnement le moins cher pour la durée de la mission que vous exercez au sein de l’entreprise qui fait appel à vos services.

Les frais de carburant et frais kilométriques

Contrairement aux abonnements au transport en commun, la prise en charge des frais d’essence ne relève pas d’une obligation légale. Il convient d’un accord que vous nouez avec l’entité qui vous emploie. Pour que les frais de carburant vous soient remboursés, il est indispensable que vous prouviez que l’utilisation de votre voiture personnelle pour vous rendre au lieu de travail est une nécessité. C’est le cas par exemple si votre lieu de résidence se trouve assez éloigné du lieu où vous intervenez ou s’il n’est pas très bien desservi par les transports en commun. Si vous intervenez dans des horaires décalés où il vous serait difficile de trouver des transports en commun pour rentrer chez vous, il est aussi possible de compter les frais de carburant dans vos frais professionnels.

Les frais de téléphone et internet

Les dépenses relatives à l’utilisation d’un téléphone et d’internet dans le cadre professionnel peuvent être incluses dans les frais professionnels. Leur remboursement doit se faire généralement sur la base des frais réels engagés. Toutefois, comme les frais d’abonnement ne distinguent pas clairement quelle partie est réellement utilisée à des fins professionnelles et quelle autre à des fins personnelles, il est plus simple de faire un calcul forfaitaire. Ainsi, l’Urssaf a déterminé que pour les frais relatifs au téléphone, internet et autres outils NTIC, la prise en charge se fait à hauteur de 50 % des frais d’abonnements. Comme pour les autres frais, il est important de présenter un justificatif qui permet de vérifier le montant des dépenses réellement engagées.

Les consommables

L’acquisition de différents consommables comme les articles de bureau, etc. nécessaires à l’exécution de la mission sont également qualifiés de frais professionnels, à condition toutefois que l’achat soit absolument nécessaire pour la mission. Le remboursement se fait à hauteur des dépenses réelles, dans la limite toutefois de 500 €. Là encore, s’il est difficile de faire la part des dépenses professionnelles et personnelles, l’évaluation de l’usage professionnel est retenue dans la limite de 50 % de l’usage total.

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