Comment faire un rétroplanning efficace ?

La gestion d’un rétroplanning permet à un freelance de gérer avec souplesse et sérénité son temps de travail. Voici tout ce qu’il faut savoir pour mettre en place un rétroplanning au service de votre activité professionnelle de consultant indépendant… et de la satisfaction de vos clients.

Pourquoi planifier son travail de freelance ?

Même si exercer votre métier en tant que freelance s’accompagne d’une grande liberté pour vous organiser et gérer vos missions, la planification de vos activités est essentielle à la réussite de votre vie professionnelle. Sans organisation et planification de son travail, un freelance a en effet toutes les chances de connaître des périodes de surcharge professionnelle difficiles à gérer. Débordé par les tâches à accomplir, il risque de les bâcler. Il peut aussi être amené à décaler les dates de livraison annoncées à ses clients, pour leur plus grande insatisfaction. S’exercer à quantifier ses missions et à prévoir leur organisation dans le temps permettra donc tout d’abord à un freelance d’avoir une vision claire du travail qui l’attend. En Planifiant votre travail, vous aurez par exemple la possibilité d’anticiper les périodes de creux ou de surcharge professionnelle pour vous organiser en conséquence. Dès la négociation d’un contrat de mission, un freelance aura ainsi une vision claire de son planning pour pouvoir négocier avec son client une date de fin fiable. 

Vous montrerez ainsi à vos clients que vous êtes un professionnel aguerri capable livrer une prestation de qualité dans les délais annoncés. La planification de votre travail vous permettra également d’anticiper plus facilement d’éventuels retards dus à des difficultés imprévues. Il faut savoir que la plupart des clients ne vous tiendront pas rigueur en cas de retard dans un projet si vous avez su les prévenir suffisamment à l’avance. Il est vrai qu’il peut être difficile de quantifier son travail lorsque l’on débute une activité de freelance. Dans ce cas, n’hésitez pas à prévoir plus de temps que ce qui vous semble nécessaire pour estimer vos missions et les glisser dans votre planning de travail. Avec l’habitude, vous estimerez avec une fiabilité croissante votre travail de freelance. 

Faire un rétroplanning efficace

L’une des méthodes les plus utilisées par les freelances pour planifier leur travail est l’élaboration d’un rétroplanning. Ce procédé de planification de son travail est à la fois souple et précis. Il répond donc parfaitement aux besoins des freelances qui doivent souvent faire preuve de réactivité pour remplir les missions qui leur sont confiées. Pour mettre en place un rétroplanning, un simple fichier Excel suffit. Vous trouverez également sur internet des outils permettant de générer des diagrammes de Gantt, très utilisés pour la gestion des rétroplannings. La mise en place d’un rétroplanning repose tout d’abord sur le choix d’une date de livraison d’une prestation ou d’une date de fin de mission. Cette date peut être imposée par le client ou proposée par le consultant indépendant en fonction de sa charge de travail et du contenu de la mission. Dans un second temps, le freelance doit découper sa mission en tâches élémentaires, quantifier le temps nécessaire à leur réalisation ainsi que prioriser les tâches entre elles et les organiser de façon logique. Il reste ensuite à placer les différentes tâches à réaliser dans votre planning définitif. 

Il peut arriver qu’une fois les différentes tâches estimée, il soit impossible de les planifier sans dépasser la date de livraison prévue. Il appartient alors au freelance de négocier avec son client pour décaler la date de livraison finale ou réduire le périmètre de la prestation. L’un des grands avantages du rétroplanning est qu’il permet au freelance de suivre facilement l’avancement de ses missions. Il est également très facile de l’ajuster si une tâche prend plus ou moins de temps que prévu. C’est donc un très bon outil pour aider un freelance à piloter son activité au quotidien. 

Le portage salarial pour mieux gérer son planning 

Lorsque vous élaborez votre rétroplanning, n’oubliez pas d’inclure dans votre agenda quotidien le temps nécessaire pour les tâches récurrentes liées à votre activité de freelance, comme la gestion administrative. A moins que vous n’ayez choisi d’exercer votre métier de consultant indépendant en portage salarial. C’est alors votre société de portage salarial qui se chargera de la facturation de vos clients et du recouvrement des factures pour vous reverser le montant de vos missions sous forme de salaire. Elle prendra également en charge toutes les déclarations sociales et fiscales de votre activité. Pour le freelance porté, cette prise en charge de tout le volet administratif de son activité est synonyme de plus de temps pour se consacrer à l’essentiel : la prospection de nouveaux clients et l’exercice de son métier. Le portage salarial accompagne également les consultants pour améliorer leurs pratiques professionnelles. Par le biais des formations organisées par votre société de portage, vous apprendrez par exemple à optimiser votre prospection et donc à bénéficier de plus de temps pour vous focaliser sur vos missions. Et si vous avez des difficultés pour estimer avec justesse le temps nécessaire pour mener une mission, vous pourrez vous tourner vers le réseau professionnel que vous vous êtes bâti grâce au portage salarial. Réserver un temps dans votre rétroplanning pour participer aux événements organisés par votre société de portage salarial vous permettra d’aller à la rencontre d’autres consultants indépendants aux préoccupations semblables aux vôtres. 

Vous aurez ainsi l’occasion de trouver des solutions aux questions que vous pouvez vous poser dans le cadre de votre activité professionnelle de freelance. Le réseau professionnel que vous vous constituerez grâce au portage salarial est aussi un tremplin vers de nouvelles missions. Il arrive en effet qu’une entreprise adresse directement une demande de prestation à une société de portage salarial ou que l’un de vos homologues freelances ne soit pas en capacité de répondre à une demande et la communique à son réseau professionnel. Vous n’aurez plus qu’à mettre tout en œuvre pour intégrer cette nouvelle mission à votre rétroplanning de freelance !