Freelance : Comment gérer les périodes de rush ?

La période de rush est un problème auquel un consultant doit faire face. Qu’importe son domaine d’activité, il est possible qu’il soit confronté à une instabilité de son activité, liée à un accroissement soudain des demandes. Souvent à l’origine de stress, ces périodes chargées contraignent les consultants à repenser leurs organisations de travail. Comment les gérer ?

Apprenez à gérer l’inattendu

La prospection est au cœur des activités du consultant. La recherche de clients étant parmi ses priorités, il est normal de vouloir trouver le maximum de clients et de missions. Quand le travail s’accumule en revanche, la sensation d’être débordé peut paralyser le consultant, de telle sorte qu’il lui soit difficile de s’accorder un moment de recul et d’avancer correctement.

En période de rush, la règle d’or est alors de ne pas se précipiter tête baissée dans ses tâches. Le mieux est de prendre assez de recul pour éviter d’adopter des comportements contre-productifs et désordonnés. Pour ce faire, il est essentiel de se demander ce que l’on attend de vous concrètement. Demandez-vous, par exemple, quels sont les degrés de votre participation dans le projet, les objectifs à atteindre ainsi que les avantages offerts par la mission. Cela vous permettra de déterminer vos priorités et de réussir à gérer vos missions.

Pour gagner en efficacité, il est essentiel de préserver votre motivation et votre énergie à tout moment. Si auparavant vous notez que les fortes activités sont associées à une période donnée (la reprise après les vacances, le dépôt des bilans ou les fins de mois, par exemple), prévoyez-les dans votre agenda. Profitez des moments creux pour la prospection ou la gestion de votre réseau et concentrez-vous sur l’essentiel de votre activité durant les périodes de rush. Psychologiquement, une telle anticipation vous aidera à lutter contre le découragement, ou l’impression de se lancer dans un projet sans fin.

Une fois la tempête passée, un léger bilan s’impose. Cela vous permettra notamment d’identifier vos axes d’amélioration pour le prochain. Les périodes de rush sont un défi dont il faut tirer le maximum de profits. Sachant que les expériences façonnent le consultant, profitez de ces moments pour identifier vos limites, pour apprendre à mieux vous organiser et pour anticiper les prochaines périodes de rush.

Osez dire non à vos clients

Qui n’a pas été encore confronté à cet exercice difficile de devoir dire non à un client ? Selon l’expression « le client est roi », nous avons tous pour habitude de satisfaire ses désirs et non pas de refuser ses demandes. Et pourtant en disant « non » dans certaines circonstances, vous éviterez de vous placer dans de délicates situations. Sachant que notre capacité de concentration diminue en période de rush, réservez des plages horaires de repos et prenez du temps pour vous afin de ne pas perdre en efficacité. Si vous dites « oui » à tout, vous ne trouverez pas de moment pour vous ressourcer. Afin d’éviter le burn-out, accordez-vous des moments de plaisir après votre journée de travail.

C’est notamment le cas en période de rush. Quand le travail s’accumule, il est normal de mettre les bouchées doubles. Toutefois, un bon consultant est un prestataire en mesure de connaître et de reconnaître ses limites. Par conséquent, n’hésitez pas à faire connaître à votre client ce que vous pouvez lui accorder et à quelles conditions. Si vous estimez ne pas être en mesure d’honorer une prestation demandée, évitez de tout accepter. Si votre client vous demande un délai de réalisation difficile à tenir ou des prix trop bas, osez refuser, malgré le risque qu’il chercherait ailleurs. Sachez que plus vous dites « non » avec politesse, plus vos « oui » seront crédibles aux yeux de votre interlocuteur. En effet, cela signifie que vous connaissez votre expertise, que vous n’acceptez pas tout ni à n’importe quel prix.

Preuve d’assurance et de respect de soi-même, savoir dire « non » permet de vaincre la peur des conséquences et la tentation de céder à la facilité. Si sur le moment tout accepter est une option convenable, la satisfaction et la fidélisation clientèle reposent, en revanche, sur la réalisation de la mission. Pour ne pas se sentir débordé et pour retrouver confiance en soi, l’idéal est alors de ne pas s’engager au-delà de ses propres capacités et de ses limites.

Fixez un délai

Savoir fixer un délai est un impératif. Donner un délai ne suffit pas, le plus dur c’est de le respecter. Malheureusement, cela reste particulièrement difficile en période de rush. Si vous réussissez, en revanche, à respecter le délai annoncé à votre client, vous renforcerez la confiance qui règne entre vous. Réussir à honorer les délais prévus est également un signe de respect envers le client.

Pour éviter les périodes surbookées, effectuez un planning précis, en considération des imprévus. Pour bien gérer votre temps, prévoyez des marges de manœuvre dans vos activités, que ce soit sur le long terme (tout au long de la mission) ou sur le court terme (dans votre travail journalier). Anticiper et planifier ses activités garantissent le succès et le bon déroulement du projet. C’est pourquoi les to-do-list restent l’outil incontournable du consultant. Pour en tirer profit, il vous suffit de hiérarchiser les tâches selon deux critères de sélection : d’un côté l’importance et de l’autre l’urgence.

Les tâches à la fois importantes et urgentes sont celles qui sont à privilégier en priorité. Il est vrai que la multiplication des tâches que nous devons exécuter complique souvent notre gestion du temps. L’idéal est de faire une chose à la fois, même en période de surcroissance des activités. Si vous recevez par exemple 600 courriels par jour, il peut être judicieux de ne pas les ouvrir au rythme de leurs arrivées. Pour se rendre compte de votre progression en temps réel, il vous faut également indiquer pour chaque mission le temps que vous lui consacrez.

Sous-traitez

Durant les périodes de rush, vous avez la possibilité de sous-traiter pour vous défaire de certaines tâches rébarbatives ou qui prennent trop de temps. Que vous optiez pour l’externalisation de vos services ou que vous souhaitiez confier simplement quelques-unes de vos missions à vos proches, la règle est de pouvoir partager vos surplus en engageant quelqu’un pour le faire. Choisissez des personnes de confiance. Sous-traiter n’est pas forcément synonyme de diminution de revenus. Bien au contraire, cela signifie économie considérable de temps. Le bénéfice ne se porte d’ailleurs pas uniquement sur le gain de temps, mais également sur le gain d’énergie.